社内に眠る資料やノウハウが、必要なときすぐ取り出せたら。そんな理想を形にしているのが、資生堂やBBCが進める全社的なアーカイブの取り組みです。制作や広報、研究の現場でも“探す時間”が減り、チームの動きが軽くなる仕組みづくりが進んでいます。本記事では、世界的企業の実例を手がかりに、知識をつなぐアーカイブの考え方や続けやすい運用のコツをやさしくまとめました。
資生堂とBBCが選んだ“全社アーカイブ”という答え
社内に積みあがる膨大なデータをどう活かすか──その問いに、資生堂とBBCは早い段階から本格的なアーカイブ化で向き合ってきました。規模も業種も違う2社が同じ方向に動いた背景には、共通する課題と理由があります。
資生堂が守り続けたいブランドの“記憶”
資生堂は150年を超える歴史のなかで、広告ビジュアル、商品デザイン、研究資料、企業アートコレクションなど膨大な資産を蓄積してきました。
これらは単なる記録ではなく、“ブランドそのもの”を形作る大切な素材です。
アーカイブ導入の背景
- 広告・デザイン資料の増加
- 海外拠点の拡大
- デジタル制作の高速化
- 歴史的資料の保全ニーズ
● 過去の広告表現をひと目で把握できる
企画や制作の場面で「ブランドらしさ」を確認しやすくなります。
● 国・地域を跨いだプロジェクトがスムーズ
海外チームとの資料共有が簡単になり、説明の手間が軽くなります。
● 資料の長期保存にも効果的
紙資料やフィルムの劣化リスクを最小限にできます。
資生堂がアーカイブ化に踏み切った理由は、ブランドの歴史と価値を次の世代へ無理なく渡すための仕組みを作ることにありました。
BBCが直面した“映像が消える”という現実
BBCは世界最大級の映像アーカイブを抱える放送局です。
しかし、アーカイブ整備が不十分だった時代には、多くの番組が紛失・消失する問題が実際に起こっています。
アーカイブ強化に至った背景
- フィルムやテープの劣化
- 保管スペースの限界
- 過去映像の検索性の悪さ
- 番組制作の迅速化ニーズ
● 再利用可能な映像が一気に増える
番組制作で過去映像を素早く探せるため、準備が短縮されます。
● メタデータ管理で権利確認がしやすい
利用履歴や権利状況が整理され、リスク管理が容易になります。
● 長期保存の仕組みが整う
デジタル化によって“未来にも残せるアーカイブ”が実現します。
BBCがアーカイブを強化した背景には、実際に「映像が失われる」という経験から学んだ危機意識があります。
2社に共通していた“アーカイブへ向かう理由”
資生堂とBBCは業界も文化も異なりますが、アーカイブ導入の理由には驚くほど共通点があります。
■ 共通点（例）
| 課題 | 共通する理由 |
|---|---|
| コンテンツの増加 | 整理しないと管理しきれない |
| 拠点の分散 | 世界中で同じ資料を共有したい |
| 制作・研究のスピード化 | 過去データをすぐに使いたい |
| 長期保存の必要性 | 歴史的資料を失いたくない |
2社の歩みを見ると、アーカイブは「特別な企業のための仕組み」ではなく、組織が大きくなるほど自然と必要になる土台であることがわかります。
仕事をつなぐ“静かな味方”としてのアーカイブ
アーカイブは、資料をただ並べる場所ではありません。資生堂やBBCのような企業が導入した意味を考えると、“日々の仕事が軽くなる基盤”としての役割が見えてきます。
情報が迷子にならない環境をつくる
アーカイブが整うと、「最新版はどれ？」「どこにある？」という迷いが小さくなります。
● 似た資料が何度も作られる状況を防げる
検索すれば過去資料にすぐアクセスできます。
● チーム内で表現や説明が揃いやすい
共通の情報源を参照できるため、ブレが起きにくくなります。
● 過去資料の再利用がしやすくなる
作り直しを防ぎ、業務負担も減ります。
整理されたアーカイブは、毎日の細かなストレスをひとつずつ減らしてくれる存在です。
共有できる情報が増えると会話も変わる
アーカイブは、コミュニケーションを整えてくれる効果もあります。
● 会話がスムーズになる
資料の場所を確認するやり取りが減り、話したい内容にすぐ集中できます。
● 判断が揃いやすい
皆が同じ資料を見て話せるため、認識のズレが小さくなります。
● 海外チームとのコミュニケーションが簡単に
共通の参照資料があることで、説明が短くて済みます。
アーカイブは、情報だけでなく“会話”も整えてくれる静かな存在です。
DXとセットで進めやすい理由
アーカイブは、企業のDXにも自然に貢献します。
● データの流れが整う
部門ごとに散らばっていたデータがまとまり、分析しやすくなります。
● 次の活用につながる“素材の基盤”になる
マーケティング分析にもAI活用にもそのまま使える形でデータが残ります。
● 社内システムとの連携がしやすい
アーカイブがひとつの中心になることで、ワークフロー全体の連携もスムーズになります。
資生堂やBBCのような企業がアーカイブを“DXの土台”として扱う理由は、データ活用の準備が整うからです。
情報が散らばると静かに積み上がる“見えないコスト”
資料やノウハウが増えるほど、気づかないところで小さなロスが積み重なります。属人化や情報断絶は、企業のスピードをゆっくりと削ってしまう要因になりがちです。
拠点やチームが増えるほど起こるすれ違い
組織が成長するにつれ、チームや拠点が増えることはよくあります。その一方で、資料の置き場所や整理のルールがバラバラになり、情報の断絶が起こりやすくなります。
フォルダ文化の違いから生まれる小さなズレ
拠点ごとに名前の付け方が違ったり、同じ資料でも置き場所が異なったりすると、探す側の負担が増えます。
「どれが最新版かわからない」という状態も起こりやすく、判断スピードにも影響します。
共有したいのに届かない情報
資料が分散していると、必要な相手に届くまでに時間がかかることがあります。
制作・広報・研究など部門をまたぐ案件では、この“届きにくさ”が大きなストレスになります。
ベテランだけが握っている“頭の中の知識”
長く働くほど、ベテラン社員には経験値として蓄積されたノウハウが増えていきます。
ただ、その多くは口頭で伝えられるもので、形式化されていないケースも少なくありません。
“あの人に聞けば早い”に頼りすぎる問題
特定の人にしかわからない資料の場所や手順があると、そこがボトルネックになります。
担当者が休みのときに作業が止まってしまうこともあります。
引き継ぎ時に起こる細かな抜け
マニュアルに書ききれないニュアンスや背景が抜け落ちることがあり、再現性にも影響します。
経験が多い人ほど、知識が“頭の中にだけある”状態が生まれやすくなります。
情報が迷子になると起こる静かな損失
情報が散らばったままだと、目に見えない損失が積み重なります。
作業が止まるわけではないため気づきにくいのですが、確実に負荷は高まります。
探す時間がじわじわ増えていく
資料が複数の場所に散らばっていると、検索や問い合わせの時間が膨らみます。
1人あたり5〜10分でも、人数が増えれば大きなロスになります。
同じ資料が何度も作られる
既に存在する資料が見つからず、新しく作り直してしまうケースもあります。
重複作業はコストだけでなく、品質のばらつきにもつながります。
判断のスピードが落ちる
資料が揃わない状態だと、決定までに必要な情報が集まらず、会議やプロジェクトが引き延びられることもあります。
こうした負荷を減らすためにも、情報が迷子にならない仕組みづくりが重要になります。
アーカイブがもたらす働きやすさと連携のしやすさ
アーカイブが整うと、社内の流れが驚くほどなめらかになります。制作・広報・研究など、部門ごとに違う仕事でも“共通の土台”が生まれます。
制作スピードと判断が自然に早くなる
アーカイブは、制作チームの日常業務に大きく影響します。
必要な素材をすぐ取り出せる安心感
過去の画像・映像・デザイン資料が整理されていれば、検索だけで必要な素材にアクセスできます。
探す時間が減ることで、制作全体のテンポも整います。
表現の一貫性を保ちやすい
共通の参照資料があることで、色味やトーンのズレが減ります。
企画書・キャンペーン資料・広告など、複数の制作物を横断で整えやすくなります。
判断の根拠が揃いやすい
「どの表現が合っているか」を話すときに、過去資料をすぐ参照できるため、決定までの時間が短くなります。
研究・商品開発で求められる“再現性”
研究・開発の現場では、過去の経緯や検証データが整理されているかどうかが成果に直結します。
試行錯誤の記録が残る強さ
過去の資料が体系的に残っていると、別の担当が引き継いでも同じ条件で再現できます。
研究開発のスピードを保つ助けになる
必要なデータにすぐアクセスできるため、検証の時間が短縮され、次のステップに進みやすくなります。
海外拠点とも情報を共有しやすい
アーカイブは国を超えて共有しやすい仕組みなので、技術交流も進めやすくなります。
部門が違っても視点が揃いやすくなる
アーカイブは、制作・広報・研究のように業務が全く違う部門をつなぐ役割もあります。
共通の資料を見て話せる安心感
同じデータを見ながら議論できるため、認識のズレが小さくなります。
説明の手間が自然と減る
資料の説明や過去経緯の説明が少なくて済み、会話のテンポが整います。
プロジェクトの進み方が変わる
情報の共有が早く、判断も揃いやすいため、プロジェクト全体のスピードが最適なペースになります。
アーカイブが整うと、部門ごとの違いを越えて、仕事の進み方そのものが軽くなっていきます。
大規模アーカイブを整えるときに意識したいこと
アーカイブは便利な仕組みですが、規模が大きいほど進め方に工夫が必要です。無理なく続けられる形にするために、押さえておきたいポイントがあります。
なんでも入れれば良いわけではない
アーカイブ整備を始める段階でやりがちな失敗が、「全部まとめて入れようとする」ことです。
最初から範囲を広げすぎる負担
資料の種類が多すぎると、分類が追いつかなくなり混乱の元になります。
どれを優先すべきかが曖昧になり、整理が止まってしまうケースもあります。
必要な資料と“とりあえず保管”資料が混在する危険
重要性の低いデータが多いと、検索結果がノイズだらけになり使いづらくなります。
小さく始めたほうが改善が進む理由
最初は“重要度の高いカテゴリ”に絞って整備するほうが、品質も使い勝手も上がりやすいです。
チームごとの慣れがバラバラになりやすい
アーカイブは使う人の行動に左右されるため、部署ごとに扱い方に癖が出ます。
フォルダの構造やファイル名の違い
同じ種類の資料でも、部門によって名前の付け方に差があると検索性が落ちてしまいます。
“入れる人”と“見る人”の意識のズレ
登録する側は形式を重視しても、閲覧する側は検索しやすさを求めます。
このズレを埋めないと使いにくくなる原因になります。
共通ルールを緩やかに整える
厳格すぎるルールでは続かないため、守りやすくシンプルなルール設計が重要になります。
更新が止まると一気に信頼を失う
アーカイブの価値は、常に“最新の状態で残っている”ことにあります。
古い資料が残り続けるリスク
更新されていない資料が溜まると、「どれを見ればいいのか」がわかりにくくなります。
使用頻度の低下がそのまま崩れにつながる
最新資料が入らなくなると、社内から使われなくなり、本来の効果が薄れてしまいます。
小さなメンテナンスを積み重ねる大切さ
月単位・四半期単位でのチェックなど、負担の少ない体制を整えることで健全な状態を保てます。
部門を越えて動かすための“やさしい始め方”
アーカイブを長く続けるには、全社で協力しやすい形にすることが大切です。無理をしないステップで進めるほど、習慣として根づきやすくなります。
大きな山より“小さな山”から整える
整理のスタートは、広げすぎず、限られた範囲に集中することが鍵です。
最初に整えるべき場所を決める
重要資料・よく使う資料など、価値の高いカテゴリから取りかかることで効果を感じやすくなります。
分類はシンプルに
初期の分類を複雑にすると後から扱いづらくなるため、少ないフォルダやタグで運用を始めるのがおすすめです。
改善しながら形を固める
最初は精度が高くなくても、実際に使いながら調整していくことで最適な形に近づきます。
部門ごとに役割と責任を分けておく
複数の部署が関わるアーカイブは、役割がはっきりしているほど運用が安定します。
登録担当・確認担当を分ける
資料登録は担当者、分類やタグの統一は別の担当者というように役割を分けると作業が軽くなります。
部署ごとに“担当ゾーン”を作る
自分たちが責任を持つ範囲が決まると、メンテナンスの頻度が自然と上がります。
全体管理は軽めに置く
全社ルールは最低限にし、細かな運用は各部署に任せる形のほうが続きやすいです。
いきなり完璧を目指さない
アーカイブは作って終わりではなく、使いながら育てるほうがうまくいきます。
最初から“最適解”を求めない
初期段階で完璧な分類やルールを作ろうとすると動きが止まる原因になります。
使いやすさを軸にして改善する
使うたびに気づいた改善点を少しずつ直すことで、自然と使いやすい形になります。
無理なく続けられるルールを意識する
更新頻度や担当範囲を欲張りすぎないことで、長く運用できるアーカイブに育ちます。
アーカイブは、最初から完璧を目指すより、無理なく続けられる仕組みを少しずつ作っていくほうがうまくいきます。
無理なく続くアーカイブに育てる“やさしい工夫”
アーカイブは一度作って終わりではなく、使い続けることで価値が育っていきます。無理なく続けられる運用には、いくつかのシンプルな工夫があります。
探しやすさをいちばん大事にする
アーカイブの使いやすさを決める要素のひとつが「探しやすさ」です。
検索しやすい名前づけを意識する
資料名に日付・プロジェクト名・種類などの情報を入れておくと、検索ヒットの精度が上がります。
例：2024_商品PR_画像素材A のように、後から見ても内容がわかる形が理想です。
フォルダ階層を増やしすぎない
階層が深すぎると、どこに入れたか忘れやすくなります。3階層以内を基準にすると扱いやすくなります。
タグを活用して横断的に探せるようにする
「用途」「媒体」「年」「テーマ」などをタグで付けておくと、目的別に見つけやすくなります。
守りやすいルールづくりを大切にする
ルールが複雑だと誰も守れなくなり、アーカイブの品質が落ちてしまいます。
最低限のルールに絞る
「ファイル名の形式」「入れるフォルダ」「更新のタイミング」など、無理なく守れる範囲に絞ることで継続しやすくなります。
例外を作らない
特例を増やすと管理が難しくなり、混乱の元になります。シンプルなルールが一番続きます。
ルールを“共有しやすい形”で残す
文章だけでは伝わりづらいため、画像や図解で例を見せると理解されやすくなります。
新しい資料が自然に集まる仕組みをつくる
アーカイブが続くかどうかは「資料が自然に集まるかどうか」で決まります。
アップロードの導線を短くする
登録するのに手間がかかると放置されやすくなります。日常の業務動線に近い場所にアップロード窓口を置くと、自然と集まりやすくなります。
更新タイミングを決めておく
月1回、四半期ごとなど、無理のない頻度で担当者が見直す仕組みを決めておくと、古い資料の放置を防げます。
“誰が管理するか”を曖昧にしない
担当部署・担当者を明確にしておくと更新漏れが起きにくく、アーカイブの鮮度を保ちやすくなります。
こうした小さな工夫が積み重なることで、アーカイブは長く使われる仕組みへ育っていきます。
知識がめぐり、資産が活きる企業をめざして
アーカイブの整備は、目の前の作業を楽にするだけではなく、企業全体の知識の流れを整える効果があります。未来に向けて、働き方そのものを軽くしてくれる存在です。
未来の仕事を軽くする“下ごしらえ”になる
アーカイブは、日々の仕事の中で意外なところで役に立ちます。
必要な情報がすぐ見つかる安心感
制作・広報・研究など、どの部門でも資料探しの時間が短くなります。
作り直しのムダを防ぐ
同じ資料を何度も作ることが減り、プロジェクトが安定したテンポで進みます。
判断のスピードが自然と整う
資料がそろっていることで、意思決定にかかる時間も短くなります。
アーカイブが整った状態は、未来の仕事を軽くする“土台”のような存在です。
資生堂やBBCの姿勢から見えるヒント
世界的企業の取り組みは、規模の違いを超えて参考になるポイントがあります。
歴史やブランドを大切にする姿勢
資生堂は150年を超える広告・デザインの資産を整理することで、ブランド価値を次へつないでいます。
映像・音声の価値を理解する姿勢
BBCは過去に番組が失われた経験から、映像を確実に残すための仕組みづくりを進めてきました。
共通していた考え方
| 企業が抱えていた背景 | アーカイブでできること |
|---|---|
| 資料や資産の増加 | 必要な情報に素早くアクセス |
| 拠点の拡大 | 海外を含む全社で資料を共有 |
| 制作・研究のスピード化 | 判断の質とスピードを保つ |
| 長期保存への不安 | デジタルで安全に残せる |
こうした姿勢を見ると、アーカイブは特別な企業だけが取り組むものではなく、規模を問わず組織に力を与えてくれる仕組みだとわかります。
